Misją Towarzystwa jest organizowanie, rozwijanie i reprezentowanie tutejszej Polonii.

Towarzystwo nosi nazwę: Towarzystwo Biblioteki Polskiej w Portland, Oregon. Angielska pełna nazwa brzmi: “Polish Library Building Association”. Angielskie krótkie nazwy brzmią: “Polish Library Association” albo “Polish Association”.

Towarzystwo jest koleżeńską organizacją społeczną opartą o zasady powszechności, równości i demokracji, o apartyjnym charakterze.

Cele Towarzystwa:

1. Rozbudzanie i krzewienie zamiłowania do książki polskiej, języka i kultury.
2. Propagowanie nauki języka polskiego.
3. Dążenie do zorganizowania wszystkich Polaków, bez względu na czas i miejsce urodzenia.
4. Podtrzymywanie wśród członków więzów koleżeństwa oraz pielęgnowanie tradycji.
5. Pomaganie członkom w zdobywaniu odpowiednich warunków bytu i w zaspokajaniu ich potrzeb kulturalnych.
6. Niesienie pomocy nowoprzybyłym rodakom w otrzymaniu obywatelstwa amerykańskiego.
7. Pomaganie członkom niezdolnym do pracy, chorym, sierotom i wdowom.
8. Utrzymywanie łączności z krajem w zrozumieniu powyższych celów.

Członkowie dzielą się na: zwyczajnych, zasłużonych, honorowych i dożywotnich.

Członek Zwyczajny

Może być każda osoba polskiego pochodzenia, lub inna spokrewniona z osobą narodowości polskiej, po ukończeniu lat szesnastu, bez względu na przekonania polityczne i religijne.

Członek Zasłużony

Zostaje osoba po 40 latach nieprzerwanej przynależności do Towarzystwa. Po otrzymaniu tego tytułu jest zwolniony od opłat składek, posiada pełne prawa członkowskie i przywileje Towarzystwa.

Członek Honorowy

Może być nadany członkowi Towarzystwa za kilkunastoletnią działalność na rzecz Towarzystwa. Tytuł ten również może być przyznany innym osobom fizycznym za wybitne zasługi dla Towarzystwa i środowiska polonijnego. Członek honorowy jest zwolniony od składek i posiada pełne prawa członkowskie.

Członek Dożywotni

Zostaje członek Towarzystwa za zgodą większości głosów na zebraniu Towarzystwa po wpłaceniu jednorazowo obowiązującej składki dożywotniej Towarzystwa. Tytuł Członka Zasłużonego, Honorowego oraz Dożywotniego nadawany jest na walnym zebraniu rocznym (wyborczym).

Przyjaciel Towarzystwa

Może zostać każda osoba. Przyjaciel Towarzystwa ma te same prawa i obowiązki jak członek zwyczajny oprócz prawa wyborczego i obowiązku składania przysięgi.

Prawa członków:

1. Członkowie Towarzystwa mają pełne prawa.
2. Członkowie mają czynne i bierne prawo wyborcze. Minimum wieku uprawniające do członkostwa i wyborów wynosi 16 lat. W przypadku członkostwa rodzinnego dzieci pozostają członkami Towarzystwa do lat 18 lub 25, o ile studiują i są na utrzymaniu rodziców.
3. Członkowie mają prawo uczestniczenia we wszystkich korzyściach wynikających z realizacji celów Towarzystwa.
4. Członek o stażu dłuższym niż jeden rok ma prawo korzystać z sali Domu Polskiego po cenie zniżkowej o 50%, uiszczając obowiązującą opłatę. Zniżka ta przysługuje raz w roku.
5. Członkom Towarzystwa przysługuje 10% zniżki na imprezy organizowane przez Towarzystwo.

Obowiązki członków:

1. Postępowanie zgodnie z zasadami etyki chrześcijańskiej i godności Polaka.
2. Przestrzeganie postanowień statutu, uchwał i przepisów wydanych przez Towarzystwo.
3. Branie czynnego udziału we wszelkiego rodzaju pracach.
4. Przestrzeganie solidarności organizacyjnej i zasad koleżeństwa w stosunkach między członkami.
5. Roztaczanie pieczy nad majątkiem Towarzystwa.
6. Płacenie regularnie składek członkowskich. Członkiem jest osoba, która była zaprzysiężona i opłaciła składkę członkowską za dany rok fiskalny; rok ten rozpoczyna się w dniu 1 grudnia i kończy się 30 listopada. Opłaty członkowskie na rok następny uiszczane są najpóźniej w dniu walnego zebrania wyborczego w grudniu. W przypadku utraty członkostwa ponowne jego uzyskanie wymaga zgody członków Towarzystwa.
7. Szerzenie polskości w słowach i czynach.

Przyjmowanie nowych członków

Aplikacje na przyjęcie nowego członka muszą wpłynąć co najmniej miesiąc przed jego przyjęciem i złożeniem przez niego przysięgi. W czasie obrad nad przyjęciem nowych członków zainteresowani, tj. nowi kandydaci na członków winni na ten czas opuścić salę obrad.

Utrata praw członkowskich

1. Członek, który działa na szkodę Towarzystwa zostaje wykluczony z Towarzystwa Biblioteki Polskiej.
2. Członek, który propaguje lub popiera wywrotowe organizacje, wrogie Konstytucji Stanów Zjednoczonych i Rzeczypospolitej Polskiej, zostaje wykluczony z Towarzystwa.
3. Wszelkie decyzje o zastosowaniu kary orzeka Sąd Koleżeński.
4. Każdy członek ma prawo apelacji od decyzji Sądu Koleżeńskiego do Walnego i Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Towarzystwa.

Niniejszy Statut Towarzystwa wraz ze wszystkimi poprawkami, o ile takie zostaną prawomocnie przyjęte, będzie zawsze uwidoczniony w sali Domu Polskiego. Statut ten, przetłumaczony na język angielski, będzie stanowił dokument Towarzystwa dla celów urzędowych.

Statut nie może być zmieniany, względnie poprawiany lub odwołany jak tylko przez oddanie głosów co najmniej 2/3 ilości wszystkich członków Towarzystwa na Walnym lub Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Towarzystwa. Wszelkie, zatem poprawki do niniejszego Statutu, należy wnosić na piśmie w miesiącu październiku, tak aby na zebraniu w listopadzie mogły być odczytane i z ewentualnymi poprawkami przyjęte i zatwierdzone przez roczne walne zebranie w miesiącu grudniu.

Rozwiązanie Towarzystwa

Następuje w przypadku pozostania mniej niż pięciu czynnych członków; “czynny” tj. który nie zalega w opłacaniu składek członkowskich. Przy zaistnieniu takiej sytuacji cały majątek Towarzystwa musi być przekazany do Związku Narodowego Polskiego w Chicago, Illinois, United States of America.

Majątek Towarzystwa

1. Opłaty członkowskie (wpisowe, miesięczne indywidualne i rodzinne, oraz dożywotniego członkostwa) i darowizny.
2. Opłaty za wynajem sali.
3. Dochody z imprez.
4. Nieruchomości stanowiące własność Towarzystwa (Dom Polski z biblioteką).

Skład Zarządu: Prezes, Wiceprezes Administracyjny, Wiceprezes do Spraw Kulturalnych, Sekretarz Finansowy, Sekretarz Korespondecyjny, Sekretarz Protokółowy, Kasjer, Dyrekcja w składzie 5 członków, Rada Nadzorcza w składzie 3 członków, Bibliotekarz, Gospodarz budynku, Chorąży.

Prezes

Prezes jako czołowa osobistość Towarzystwa swą powagą, roztropnością, umiejętnością, nadaje kierunek całokształtu prac, czuwa aby cele i zadania Towarzystwa były realizowane w pożądanym kierunku. Reprezentuje Towarzystwo zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz. Przewodniczy zebraniom, podpisuje dokumenty i wszelkiego rodzaju pokwitowania pieniężne. Uczestniczy w zebraniach różnych komitetów. Jako przewodniczący zebrania nie ma prawa wygłaszania dłuższych przemówień w różnych dyskusjach i wnioskach. Może natomiast zdać swoje przewodnictwo w ręce Wiceprezesa, aby następnie z sali mógł zabierać głos w odpowiednich dyskusjach. Nie posiada również prawa głosowania, jedynie w wypadku równej ilości głosów Prezes ma głos decydujący. Prezes jest zobowiązany do oddania przewodnictwa zebrania każdemu wiceprezesowi co najmniej raz w roku. Funkcja Prezesa nie może być sprawowana przez tą samą osobę dłużej niż przez 3 kolejne lata.

Wiceprezes Administracyjny, Wiceprezes do Spraw Kulturalnych

Wiceprezesi winni pomagać Prezesowi w jego poczynaniach, a w razie nieobecności prezesa objąć jego przewodnictwo. Wiceprezes Administracyjny jest automatycznie przewodniczącym Dyrekcji.

Sekretarz Finansowy

Prowadzi księgi kasowe. Nie może sprawować funkcji kasjera i nie ma prawa podpisywania czeków. Prowadzi dokładne zapisy rozchodów i przychodów. Wszelkie rachunki winien przyjmować z podpisem Prezesa i Kasjera. Na każdym miesięcznym zebraniu zdaje dokładne sprawozdanie. Po jednym roku prowadzenia ksiąg kasowych książki te, na zlecenie Dyrekcji, podlegają kontroli przez specjalistę księgowego z poza Zarządu. Po przyjęciu wyników kontroli przez Dyrekcje i Prezesa oraz zatwierdzeniu przez Radę Nadzorczą księgi kasowe z podpisami Prezesa i Sekretarza Finansowego przechowywane są w specjalnie na to sporządzonej kasie pancernej, której klucze przechowuje Prezes i Kasjer.

Kasjer

Zbiera składki członkowskie i prowadzi rejestr członków. Prowadzi bieżące operacje finansowe. Wraz z Prezesem i Wiceprezesem figuruje na liście podpisów w banku, w którym deponuje i z którego pobiera pieniądze. Opisane i udokumentowane rachunki z kopią czeków podpisanych przez Prezesa i Kasjera przekazuje comiesięcznie do Sekretarza Finansowego. Odpowiada z Prezesem za zabezpieczenie i przechowanie dokumentacji finansowej oraz papierów wartościowych Towarzystwa.

Sekretarz Korespondecyjny

Prowadzi listę wszystkich członków i ich adresy. Sekretarz prowadzi również korespondencję Towarzystwa.

Sekretarz Protokółowy

Prowadzi protokóły zebrań, w języku polskim lub angielskim. Protokoły z zebrania powinny być dostępne w siedzibie Biblioteki na tydzień przed datą kolejnego zebrania.

Dyrekcja

Nad całością majątku i gospodarki Towarzystwa czuwa Dyrekcja. Dyrekcja ustala i realizuje plan i roczny budżet działalności Towarzystwa. Dyrekcja powołuje biegłego księgowego (audytor) lub zespół kontrolny do corocznej kontroli ksiąg kasowych Towarzystwa. Wyniki kontroli są przedstawiane Dyrekcji i Prezesowi, a następnie przekazywane do zatwierdzenia przez Radę Nadzorczą. Członkowie Dyrekcji w składzie pięciu osób wybierani są na przeciąg dwóch lat.

Rada Nadzorcza

Sprawdza zgodność działalności Towarzystwa ze Statutem. Sprawdza realizację planu i budżetu rocznego Towarzystwa. Doraźnie kontroluje księgi kasowe i operacje finansowe. Zatwierdza wyniki corocznej kontroli finansowej. Łącznie z Dyrekcją kontroluje i zatwierdza wnioski.

Rada Nadzorcza sprawuje funkcję Sądu Koleżeńskiego. Rozpatruje ona sprawy o naruszenie przez członków któregokolwiek z obowiązków określonych w art. 2. Sąd Koleżeński może stosować następujące sankcje (kary):

1. upomnienie
2. naganę
3. okresowe zawieszenie w prawach członkowskich
4. wykluczenie z Towarzystwa.

Członkowie Rady Nadzorczej w składzie trzech osób wybierani są na przeciąg dwóch lat.

Bibliotekarz

Organizuje i administruje pracą biblioteki. Sprawuje należytą opiekę nad księgozbiorem, prowadzi przejrzysty jego wykaz, dokładną ewidencję wypożyczonych książek i dba o ich dobry stan. Wzbogaca księgozbiór o różnorodne nowości wydawnicze w języku polskim.

Gospodarz budynku

Prowadzi dokładny spis inwentarza całego budynku. Roztacza pieczołowitą opiekę nad całością majątku Towarzystwa. Wydzierżawia salę i utrzymuje w należytej czystości całość budynku. Gospodarz przedstawia kwity zarówno rozchodowe i przychodowe do zatwierdzenia przez Prezesa. Prowadzi również ewidencję swych rozchodów i przychodów. Zdaje sprawozdanie na każdym zebraniu miesięcznym. Wysokość jego wynagrodzenia zależy od uchwały walnego rocznego zebrania. Zarząd ma prawo zlecić odrębnie innej osobie aniżeli Gospodarz Budynku sprawy wynajmowania budynku za odrębnym wynagrodzeniem.

Chorąży

Obowiązkiem Chorążego jest staranna opieka nad sztandarami, odpowiednie rozmieszczanie tychże na różnych uroczystościach, utrzymywanie należytego porządku na uroczystościach zebraniach, przyjmowanie i przedstawianie gości.

Urzędnik, który opuści kolejne trzy miesięczne zebrania, automatycznie jest zwolniony z tego urzędu (chyba, że jest usprawiedliwiony). Jego następcę należy wybrać na najbliższym zebraniu.

Zebrania Towarzystwa dzielą się na: zwyczajne, walne roczne i nadzwyczajne walne.

Zebrania zwyczajne odbywają się raz w miesiącu w terminach ustalonych przez Zarząd Towarzystwa. Walne zebranie roczne odbywa się w miesiącu grudniu. Nadzwyczajne walne zebrania zwoływane są przez Prezesa na wniosek Prezesa wraz z Dyrekcją i Radą Nadzorczą lub na żądanie co najmniej połowy członków Towarzystwa.

W sprawach wymagających natychmiastowego załatwienia Prezes zwołuje zebranie całego Zarządu.

Obrady winny być prowadzone według zasad Robertsa w języku polskim, bądź angielskim i tłumaczone na drugi język, jeśli zaistnieje taka potrzeba. Dla ważności zebrania ustala się następujące wielkości wymaganego quorum (wymaganej ilości członków na zebraniu):

1. zebrania zwyczajne – 10% ilości członków.
2. zebrania nadzwyczajne walne – 50% ilości członków plus 1.
3. walne zebranie wyborcze (roczne) – 2/3 ilości członków.

W przypadku wyborów z uwzględnieniem “absentee ballots” (ważnych głosów osób nieobecnych) takie osoby nieobecne wliczane są do quorum.

Porządek zebrania:

1. otwarcie zebrania,
2. sprawdzenie listy urzędników oraz quorum zebrania,
3. zapoznanie się z protokółami z poprzedniego zebrania przedstawionymi członkom w formie pisemnej i ich przyjęcie,
4. odczytanie korespondencji,
5. sprawozdanie Gospodarza budynku,
6. sprawozdanie Sekretarza Finansowego,
7. sprawozdanie Bibliotekarza,
8. sprawozdanie komitetów,
9. dyskusja nad sprawozdaniami i głosowanie nad ich przyjęciem,
10. przyjmowanie nowych członków,
11. sprawy niedokończone,
12. nowe sprawy,
13. zakończenie zebrania.

Dla uproszczenia procedury i zmniejszenia czasu trwania zebrania protokóły w miarę możliwości będą rozsyłane elektronicznie do członków Zarządu celem złożenia uwag oraz po ich przyjęciu na następnym zebraniu będą przekazane przez Sekretarzy do Bibliotekarza celem zamieszczenia w księdze protokółów dostępnej wszystkim członkom.

Wybory Zarządu Towarzystwa na jednoroczną kadencję odbywają się na walnym zebraniu w miesiącu grudniu. Przed wyborami każdy członek winien się zarejestrować i sprawdzić swą obecność na liście Komisji Wyborczej.

Kwalifikacje kandydatów

Kandydat na urząd powinien należeć do Towarzystwa przynajmniej jeden rok. Kandydaci na członków Zarządu winni posiadać pewne wyrobienie społeczne i dobrą opinię zarówno w Towarzystwie jak i na zewnątrz. Kandydaci na Prezesa i Wiceprezesa winni posiadać obywatelstwo Stanów Zjednoczonych.

Procedura wyborcza

1. Wybory przeprowadzane są przez Komisję Wyborczą, która w składzie minimum 3 osób winna być powołana i zatwierdzona na zebraniu Towarzystwa nie później niż w październiku.
2. Wszystkie osoby figurujące na liście zatwierdzonej przez Komisję Członkowską i przekazanej do Komisji Wyborczej są uprawnione do głosowania.
3. Wszystkie kandydatury do władz Towarzystwa powinny być zgłoszone do Komisji Wyborczej nie później niż na zebraniu w listopadzie i ogłoszone nie później niż 3 tygodnie przed datą wyborów.
4. Dopuszcza się wybory z użyciem “absentee ballots” (ważnych głosów osób nieobecnych).
5. Wyłącznie oficjalnie opublikowane przez Komisję Wyborczą dokumenty wyborcze (absentee ballots) będą akceptowane podczas wyborów.
6. Pełna lista kandydatów do władz Towarzystwa będzie zamieszczona w dokumentach wyborczych dla osób nieobecnych (absentee ballots).
7. Dokumenty wyborcze dla osób nieobecnych (absentee ballots) będą dostępne dla zainteresowanych w siedzibie Biblioteki w niedziele przedwyborcze określone przez Komisję Wyborczą. Również będzie je można otrzymać od członków Komisji Wyborczej na życzenie osób zainteresowanych. Osoba zainteresowana potwierdza swym podpisem odbiór dokumentów wyborczych.
8. Dokumenty wyborcze dla osób nieobecnych (absentee ballots), muszą być zwrócone przez zainteresowanych do Komisji Wyborczej w zaklejonych i podpisanych kopertach nie później niż przed rozpoczęciem wyborów. Autentyczność tych dokumentów (absentee ballots) będzie stwierdzona przez Komisję Wyborczą przez porównanie podpisów osoby odbierającej i zwracającej dokument wyborczy.
9. Wypełnione dokumenty wyborcze dla osób nieobecnych (absentee ballots) mogą być zwrócone pocztą na adres: PLBA – Election Committee, Polish Library Building Association, 3832 N. Interstate Avenue, Portland, OR 97227
10. Nie dopuszcza się głosowania z zastosowaniem tzw. pełnomocnictwa (proxy).
11. Dla zachowania powagi wyborów nie dopuszcza się zgłaszania kandydatur do władz Towarzystwa w dniu wyborów.
12. Wszelkie sporne sprawy w dniu wyborów rozstrzyga Rada Nadzorcza.
13. Dwoje członków tej samej rodziny (mąż/żona, matka/syn lub córka, ojciec/syn lub córka, siostra/brat) nie powinno działać w tym samym roku na stanowiskach Prezesa, Wiceprezesa, być członkiem Rady Dyrektorów lub Rady Nadzorczej.

Tekst przysięgi członków zwyczajnych

“Wobec Boga wszechmogącego, na miłość ojczyzny mojej i przodków moich, wobec członków Towarzystwa zebranych w Domu Polskim, uroczyście zaświadczam, że dobrowolnie składam ślubowanie na członka Towarzystwa (Zarządu), przyrzekam przy konstytucji zarówno Towarzystwa jak i Stanów Zjednoczonych wiernie stać, przestrzegać i bronić jego praw, tak mi Boże dopomóż, Amen”.

Statut został uchwalony i zatwierdzony przez walne zebranie w dniu 8 grudnia 2002. Skład Komisji Statutowej pracującej w latach 2001-2002:

• Giedwoń Bożena
• Górecki Egon
• Koliński Edward
• Stępień Marek
• Wielgosz Stanisław

Poprawiony w grudniu 2003, 2004, 2005, 2006.